REGRA DOS TERÇOS NA GESTÃO DE ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA

No novo normal do mercado jurídico não há mais espaço para a gestão por intuição ou senso comum. Entre outras ferramentas de gestão que passaram a ser utilizadas pelos escritórios destaca-se  a “regra dos terços”. Segundo ela, 1/3 das receitas devem cobrir a remuneração fixa do corpo jurídico (pró-labore, complementos, benefícios e encargos), 1/3 pagar os custos com backoffice e impostos, e 1/3 é lucro.

Caso a distribuição das receitas (não se trata de faturamento, mas faturas efetivamente recebidas no período analisado) não segue essa divisão, e a menos que a parcela do lucro seja superior a 33%, então é possível que custos e/ou remuneração fixa do corpo jurídico estejam desequilibrados em relação às receitas. Ou seja, o backoffice pode estar inchado, com instalações, serviços de apoio ou pessoal maior que o necessário, o que pode ser corrigido com mais tecnologia, um projeto de workflow e processos, e a terceirização de algumas funções administrativo-financeiras ou mesmo operacionais. No lado da remuneração, a solução pode estar na introdução ou aumento da parcela variável em relação à fixa, o que, aliás, é uma tendência mundial em todos os setores da economia (este é um dos projetos mais demandados na minha consultoria: www.andoverconsult.com.br).

Uma forma de colocar em prática a “regra dos terços” é coloca-la como parâmetro na montagem do orçamento anual. Para isso, recomenda-se adotar o modelo “orçamento base-zero”(*), analisando-se individualmente todas despesas diretas e indiretas (excluindo, nesta primeira etapa, a remuneração fixa do corpo jurídico) e verificar se são realmente necessárias ou se podem ser reduzidas através, por exemplo, da terceirização, algo comum nos EUA, mas que ainda sofre grande resistência no Brasil pelos escritórios entenderem, equivocadamente, que “trabalho feito internamente é melhor e mais confiável”. Na verdade, ao verticalizar as atividades de apoio, estão trocando a falsa sensação de controle (isso não assegura a inexistência de fraude ou serviço mal feito), pela melhor qualidade e redução de custos das funções terceirizadas. Entre estas funções, são fortes candidatas à terceirização o TI, RH e folha, marketing, contabilidade, serviços gerais e a área financeira que, na maioria dos escritórios limita-se a tarefas de tesouraria -- faturamento, cobrança, contas a pagar e bancos. Como normalmente o pessoal do backoffice é contratado pela CLT, o custo é substancialmente maior que o cobrado por empresas terceirizadas.

(*) Orçamento base-zero significa analisar todas despesas como se o escritório estivesse começando agora, fazendo uma revisão rigorosa da atual estrutura de custos, mantendo apenas o que é de fato necessário para o negócio funcionar com eficiência, sem supérfluos, sem espaço ocioso, regalias ou serviços sem claro valor agregado). Esse exercício, mesmo considerando-se o impacto político de cortar algo com o que já estamos acostumados, mas são simples caprichos que aumentam os custos, prejudicando os resultados.

Além de servir como benchmark de eficiência da gestão, a “regras dos terços” também é útil para avaliar remuneração fixa, grau de ociosidade ou excesso na carga de trabalho do corpo jurídico, assim como na decisão de contratar novos advogados. No caso das contratações, é importante verificar se o novo contratado não vai levar a participação do corpo jurídico acima de 1/3 das receitas. Isto se aplica não somente ao escritório como um todo, mas a cada equipe, visto que pode acorrer que algumas equipes tenham excedido o terço de suas receitas, apesar do escritório estar em linha com este parâmetro.

E para não exceder o terço da remuneração fixa em relação às receitas, o novo contratado, assim como todos os demais advogados, deve ter como meta receitas equivalentes ao triplo de sua remuneração. Alguns escritórios são mais precisos na definição dessa meta, dividindo o corpo jurídico em três grupos: (i) o dos advogados sêniores e sócios com receitas equivalentes ao triplo de sua remuneração fixa, (ii) o dos advogados plenos com o quádruplo e (iii) o dos júniores com receitas iguais ao quíntuplo da remuneração fixa. Essa segmentação tem base na captação de negócios, visto que quanto mais experiência, maior a chance de o advogado/sócio captar clientes e casos que não eles, sendo parte ou mesmo todo o  trabalho executado por outros advogados, que recebem crédito proporcional dessas receitas.

É também importante classificar corretamente o “overhead” para não estimar incorretamente a participação desses custos no total das receitas. Overhead inclui todas as despesas que não sejam remuneração fixa do corpo jurídico, ou seja, pró-labore (o salário mínimo de lei e o complemento fixo pago ao advogado, embora esta parte seja contabilizada como distribuição de lucro para efeitos fiscais), benefícios e encargos. A remuneração do backoffice, normalmente funcionários contratos pela CLT, é parte do overhead, assim como o pagamento a empresas terceirizadas, aluguel, energia e material de escritório, entre outras. Também entram nesse grupo despesas operacionais como correspondentes, peritos, despesas ligadas a clientes, mas não reembolsáveis, despesas comerciais e de marketing e seguros entre outras. E atenção: investimentos não são despesas, são ativo fixo/imobilizado e, portanto, não entram no cálculo dos terços.

Implementando a regras dos terços

O roteiro para implementar a regra dos terços começa com o cálculo da situação atual do escritório. Para isso, defina o valor das receitas (recebimentos no período de apuração, não faturamento). A seguir, defina o valor de cada um dos grupos – remuneração do corpo jurídico, o overhead (despesas não vinculadas à remuneração do corpo jurídico) e o resultado, seja lucro ou prejuízo – e calcule o percentual de cada em relação às receitas. É importante nesta etapa classificar corretamente os itens integrantes de cada grupo.

Feito isso, verifique se cada grupo está condizente com a regra dos terços. Havendo distorções, analise cada um – é trabalhoso, mas a informação é valiosíssima para a gestão eficiente do negócio –, e desenhe um plano de ação, definindo metas quantitativas e temporais para corrigi-las.