Ponto de Equilíbrio na Advocacia

Aplicação do “Ponto de Equilíbrio” na Advocacia

O Ponto de Equilíbrio (“P.E.”) é um conceito bastante útil e amplamente utilizado em análises operacionais e financeiras de diversos segmentos da economia, mas pouco difundido na advocacia. Talvez o uso ainda incipiente do “P.E.” pelas bancas resida no fato da profissionalização da gestão na advocacia ser um fenômeno relativamente recente. De fato, até pouco tempo, era comum, mesmo em bancas de grande porte, os escritórios serem administrados pelos próprios advogados e o Ponto de Equilíbrio é um conceito eminentemente econômico/financeiro, estranho, portanto, às escolas de Direito. Além disso, até mesmo entre administradores de ofício, o Ponto de equilíbrio é muitas vezes considerado desnecessariamente sofisticado para os sistemas de informação gerencial adotados nos escritórios de advocacia.

No entanto, o Ponto de Equilíbrio é ferramenta de grande utilidade no planejamento das operações, dimensionamento das instalações, definição da estrutura de custos, do volume de receitas, da precificação e de outros itens e índices financeiros e operacionais. Pode – e deve – ser aplicado não somente ao escritório como um todo, mas também às suas áreas de prática, centros de custos ou qualquer outra segmentação utilizada, além da aplicação em avaliações financeiras de investimentos.

Ponto de Equilíbrio:

O Ponto de Equilíbrio é uma ferramenta analítica que estuda as relações entre custos fixos, custos variáveis, receitas e margens de lucro. Através dele é possível calcular qual o volume de receitas necessário para cobrir todos os custos do escritório – inclusive as participações dos advogados – assim como analisar e definir o mix de custos – fixos x variáveis – mais adequado para maximizar a rentabilidade do negócio. Graficamente, o Ponto de Equilibro tem a seguinte configuração:

O eixo dos “Xs” representa o volume de operações (número de processos, e/ou projetos tocados pelo escritório). Já o eixo dos “Ys” indica valores em R$. A reta de receitas (que na realidade não é linear como vista no gráfico porque as diversas operações do escritório têm diferentes preços e…

utilizam diferentes volumes de recursos, mas para explicar o conceito, ela pode ser caracterizada como uma reta) tem valor zero na interseção dos eixos, crescendo à medida que as operações são realizadas e os honorários recebidos. Os custos fixos são representados também linearmente por uma reta paralela ao eixo dos “X”.

Esta configuração é válida por um período de tempo em que não há alteração na estrutura operacional do escritório. Sempre que houver acréscimos à estrutura (mais staff administrativo, expansão das instalações, etc.), a reta dos custos fixos sobe em relação ao eixo dos “X” e, consequentemente, eleva o P.E. Já os custos variáveis, por serem diretamente relacionados com as receitas, começam no eixo dos “Y” e, para configurarem também os custos totais, partem da reta de custos fixos, crescendo com o volume de operações, mas num ritmo inferior (menor inclinação da reta) que as receitas por serem um percentual destas.

Os custos totais são o somatório dos custos fixos e variáveis. Quando a linha das receitas encontra a dos custos totais (no gráfico, coincidente com a reta dos custos variáveis), chega-se ao Ponto de Equilíbrio. A partir daí, o escritório começa a gerar lucro operacional (note que o lucro operacional não significa necessariamente geração positiva de caixa, pois não estão incluídos neste cálculo os gastos não-operacionais tais como investimentos, bonificações, amortizações de empréstimos, etc.).

O cálculo do P.E. é simples. Resume-se na divisão dos custos fixos pela margem de contribuição. O mais trabalhoso e um pouco mais complexo é definir os custos fixos e variáveis. Os custos fixos são aqueles recorrentes, que não variam ou variam muito pouco mês a mês. São exemplos de custos fixos a folha de pagamento (salários, benefícios e encargos trabalhistas), as despesas com instalação (aluguel, condomínio, energia, manutenção, seguros) e despesas gerais recorrentes (correios, transportes, alugueis diversos, copiadoras, material de escritório, despesas bancárias). Também são custos fixos a remuneração fixa paga aos advogados, assim como contratos de terceirização (segurança, informática, contadores, etc.).

Em escritórios de advocacia, os custos variáveis resumem-se basicamente aos impostos e à remuneração variável – se houver – paga aos advogados. Como a maioria dos escritórios opta pelo sistema de tributação do “lucro presumido”, os impostos somam 14,53% da receita (o ISS, como na maioria das sociedades uniprofissionais, é pago sobre o número de sócios, sendo considerado custo fixo, não variável). O outro custo variável é a participação dos advogados no valor das faturas, caso o escritório adote este sistema de remuneração (alguns escritórios contratam advogados como funcionários regidos pela CLT e, neste caso, o salário dos advogados é custo fixo). No caso de participação na fatura, o custo será variável e dependerá do percentual conferido ao advogado. Assim, no caso, por exemplo, da participação dos advogados ser 30%, o total de custo variável do escritório será 14,53% (impostos) + 30% (participação dos advogados) da receita.

A Margem é a diferença entre a receitas e os custos variáveis.

Na fórmula de cálculo do Ponto de Equilíbrio, a margem é representada pela expressão matemática (1 – custos variáveis/100). No exemplo do parágrafo anterior, os custos variáveis seriam 14,53% + 30%, ou seja, 0,1453 + 0,30 = 0,4453. Neste caso, a margem seria (1 – 0,4453) ou 0,555.

Aplicações do P.E. na Advocacia

O Ponto de Equilíbrio propicia vários tipos de análise, permitindo ao gestor tomar decisões mais conscientes, inclusive reavaliar seus planos operacionais e de investimentos. Uma informação importante derivada da análise do Ponto de Equilíbrio é o volume de receitas necessário para que o escritório cubra todos seus custos. Outra é a estrutura de custos, podendo o gestor avaliar se não seria adequado reduzir os custos fixos e/ou elevar a margem e assim chegar ao P.E. com um volume menor de receitas. Ou se mantém a atual estrutura de custo e atua do lado das receitas, com ações mais incisivas de marketing, com a contratação de advogados que tragam novos clientes para o escritório, ou com outras iniciativas que levem a um incremento da receita sem alteração de custos ou da margem.

No caso de mexer na estrutura de custos, quanto menor o valor total dos custos fixos, menor será o volume de receitas necessário para atingir o Ponto de Equilíbrio (no gráfico, o P.E. se aproximaria do eixo dos Y a medida que forem reduzidos os custos fixos, o que significa um ponto mais baixo na reta das receitas). O gestor pode também reduzir os custos variáveis, não no lado dos impostos, mais difícil, pois estes não dependem da vontade dos contribuintes, mas da política fiscal do governo, e sim no lado da participação dos advogados nas faturas. Menores percentuais de participação significam margens mais elevadas e, portanto, menores pontos de equilíbrio. (Esta redução no percentual de participação é mais difícil de obter junto aos advogados que já estão no escritório, mas pode ser conseguida com os novos advogados, negociando-se uma bonificação maior, ou mesmo um valor fixo garantido e compensável).

Essas análises podem e devem ser aplicadas tanto ao escritório como um todo como a uma área de prática, centro de custos ou mesmo um projeto de investimento. Em todos estes casos, inicialmente o gestor deve definir quais são e qual o volume de seus custos fixos, assim como quais são e qual o percentual em relação às receitas dos custos variáveis.

Cálculo do Ponto de Equilíbrio:

Considere um escritório com a seguinte estrutura de custos:

Custos fixos (R$):

folha de pessoal administrativo20.000

aluguel e outras 8.000

despesas diversas 5.000

estagiários5.000

advogados (se houver pagto fixo)10.000

total: 48.000

Custos variáveis (R$):

impostos 15% sobre fatura

Participação dos advogados 40% sobre fatura

Neste caso, a margem seria:(1 – 55/100) = 0,45

O Ponto de Equilíbrio então seria:$ 48.000 / 0,45 = $ 106.667

Ou seja, neste exemplo, o P.E. do escritório seria de $ 106,7 mil ou, em outras palavras, um escritório com esta estrutura de custos (custo fixos de $ 48 mil e custos variáveis de 55% das receitas) e esta margem (45%), precisa de receitas de $ 106,7 mil para zerar o resultado operacional.

É importante repetir que o Ponto de Equilíbrio não significa o volume de receitas que vai cobrir todos os desembolsos, mas apenas os desembolsos operacionais. Caso o escritório esteja fazendo investimentos (ampliação das instalações, compra de equipamentos de informática, etc.) ou amortizando empréstimos, gastos não entram na apuração do resultado operacional, também não estarão contemplados no cálculo do P.E., até porque, contabilmente, estes desembolsos são lançamentos de balanço (Ativo e Passivo) e não de resultado (Lucros e Perdas). Normalmente estes gastos são financiados, não com as receitas, mas com financiamentos, injeção de capital dos sócios ou reservas financeiras (lucros) de períodos anteriores.

O Ponto de Equilíbrio refere-se apenas à atividade operacional do escritório, isto é, receitas e despesas.

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