A Advocacia Precisa Adotar o Rightsizing

O rightsizing é uma ferramenta de gestão conhecida há tempos, mas que ganhou evidência na “Grande Recessão”, resultante da crise financeira internacional de 2008, com epicentro em Wall St. e ponto de partida na quebra do Lehman Bros. Falei pela primeira vez sobre “rightsizing” em escritórios de advocacia numa palestra em março de 2015 quando celebramos a parceria entre a Andover Consultores (www.andoverconsultores.com.br) e a Adam Smith, Esq., uma das mais renomadas consultorias do mundo em gestão legal.

Nessa palestra, apresentei um gráfico (figura 1) com a evolução da produtividade e da rentabilidade nos maiores escritórios dos EUA e da Europa no período 2009-2013. Os lucros tiveram queda de 20%, enquanto a produtividade (receita/número de advogados), após uma queda acumulada de 3% nos primeiros 2 anos, se recupera do meio para o final da recessão, acumula um aumento de 10%, fechando com um ganho de 5%. A conclusão é que os escritórios demoraram para reagir à forte queda de demanda, talvez por acreditarem que ela seria breve, não havendo necessidade de grandes ajustes porque logo a economia voltaria a crescer e queriam ter a estrutura operacional preparada para quando isso acontecesse.

Figura 1

De fato, os escritórios parecem só terem acordado para a gravidade do problema no terceiro ano de recessão, quando fizeram um corte efetivo de custos, principalmente de pessoal, o que recuperou os ganhos de produtividade, mas não a rentabilidade. Esta continuou caindo e isso se deveu:

(i) a uma queda maior do faturamento que os ajustes promovidos do meio para o final da recessão, e ao fato de

(ii) não ser suficiente apenas cortar custos e pessoal, mas elevar a eficiência através da revisão de processos de trabalho, uso amplo da tecnologia e, em especial, da flexibilização da estrutura operacional de forma que esta possa ser ajustada rapidamente a flutuações mais longas de demanda. Esse ajuste, combinado com a flexibilização da estrutura, dá-se o nome de “rightsizing”. No planejamento existe algo parecido, o “Orçamento Base-Zero”, em que, periodicamente, o gestor faz uma avaliação dos recursos realmente necessários para o volume do negócio no curto e médio prazo, mas o foco está nos custos, ajustando o que entende estar acima dessa necessidade. No “Rightsizing” promove-se um ajuste mais amplo e complexo, pois além de reduzir custos, o objetivo é melhorar a eficiência e flexibilizar a estrutura de forma que esta possa ser rapidamente redimensionada conforme as flutuações de curto e médio prazo da demanda e volume de negócios.

Especificamente, isso significa:

(i) manter um quadro fixo mínimo de advogados, contratando os demais numa base temporária e sem vínculo empregatício ou societário com o escritório, ou mesmo contratar escritórios especializados no assunto que tenham qualidade e honorários inferiores ao custo de produzir internamente;

(ii) alugar – nunca comprar – imóvel também com espaço físico suficiente para um volume de operações básico, com acordos de ocupação em salas avulsas em “escritórios virtuais” que possam ser ocupados a curtíssimo prazo e devolvidos após determinado prazo de ocupação;

(iii) terceirizar as principais funções do backoffice, se possível, com gestão remota e sistema integrado incluídos.

Figura 2

O gráfico acima reproduz uma situação em que o escritório – com certa defasagem, é claro, pois é difícil, principalmente no Brasil, antecipar com precisão flutuações na curva de demanda – tendo definido sua estrutura mínima (núcleo duro), ajusta essa estrutura à projeção de crescimento ou queda da demanda através da contratação de advogados autônomos sem vínculo empregatício ou societário com o escritório, assim como de espaço físico para acomodar essa mão de obra temporária. Essa política permite manter – ou mesmo elevar – a rentabilidade mesmo em situações de quedas fortes e longas de demanda (com a que estamos experimentando no Brasil desde 2015), além de promover uma renovação da mão de obra, pois permite que o escritório substitua sem trauma aqueles advogados e funcionários com desempenho abaixo do desejável, mas que por uma razão ou outra os sócios preferem adiar a decisão de demitir.

Minha consultoria, a Andover Consultores, vem implantando programas de “rightsizing” nos clientes desde 2015, quando a queda de atividade econômica começou a ser sentida mais claramente. Aqueles escritórios que entenderam a mudança de cenário, inclusive político, e resolveram adotar o “rightsizing” sem relutância, certamente saíram na frente de seus concorrentes e estão sentindo com menos intensidade o impacto da recessão na sua rentabilidade. É importante notar que mesmo as empresas e escritórios bem administrados sofrem os efeitos da queda no volume de negócios, mas se agirem rapidamente e adotarem as medidas certas, mesmo com menos faturamento, sua rentabilidade será preservada ou até maior dependendo da magnitude dos ajustes. E, como digo em todas as minhas palestras, “faturamento é importante, mas o lucro é fundamental”. Não troque um pelo outro, pois a empresa pode sobreviver à queda de receitas, mas não sem rentabilidade suficiente para financiar suas operações, fazer os investimentos necessários e, lógico, remunerar adequadamente seus investidores (sócios), o que evitará que procurem outros negócios com retorno mais atraente.

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