Como Projetar Receitas no Orçamento Anual

É nessa época do ano, entre setembro e outubro, que as empresas começam a preparar o orçamento do ano seguinte. E, como se sabe, o orçamento deve começar pela projeção de receitas, normalmente função da área comercial e, no caso específico dos escritórios de advocacia, dos advogados que são os responsáveis pela captação, pela precificação dos contratos, pelo andamento das ações e podem estimar melhor quanto e quando as receitas entrarão no caixa.

É comum, não só na advocacia como em outros setores, dizer que é difícil projetar receitas porque vários fatores fora de controle da empresa, como o ritmo de atividade econômica, situação financeira dos clientes, concorrência, etc., interferem na demanda pelos serviços e produtos das empresas, além, é claro, da sua qualidade, preço, tecnologia e divulgação, entre outros. No caso dos escritórios de advocacia, há o agravante de não ser possível prever quando um processo será concluído, se a decisão será favorável ao escritório ou qual o valor final da causa, tornando o exercício de projetar as receitas ainda mais complexo.

A boa notícia é que é possível faze-lo, não por adivinhação ou “chute”, mas fazendo uso da estatística (dados históricos) e do conhecimento dos advogados sobre seus processos, clientes e do negócio em geral. Venho utilizando esse método há anos, tanto como responsável pela montagem do orçamento quanto como consultor, conseguindo que no final as projeções fiquem razoavelmente próximas dos valores reais.

Em primeiro lugar, deve-se analisar o cenário econômico, político e as condições do mercado ou mercados em que o escritório opera. É claro que se o país estiver em recessão, é mais difícil aumentar as receitas, a menos que o escritório opere com produtos anticíclicos como, por exemplo, a área trabalhista quando há queda da atividade econômica e aumento do desemprego. Também em períodos de turbulência política, é provável que caiam os investimentos, prejudicando operações como M&A, concorrência de projetos de infraestrutura, etc. Por último, a análise dos nichos de mercado em que o escritório trabalha dará uma indicação sobre a direção das receitas no ano seguinte – se a legislação está sendo alterada (de meio ambiente, por exemplo) ou uma nova tecnologia sendo introduzida, os clientes serão afetados para o bem ou para o mal, assim como as receitas do escritório.

O passo seguinte é fazer um levantamento das receitas dos últimos anos, segmentadas entre fixas (partidos) e variáveis (êxitos, pró-labores, time-sheet). Esta segmentação é importante porque os partidos são obviamente mais fáceis de projetar, bastando (i) verificar se os contratos atuais continuarão no ano seguinte, (ii) se deverão aumentar ou diminuir de volume, (iii) se terão reajuste de preço, (iv) se há uma perspectiva razoavelmente boa de conseguir novos contratos e, se positivo, (v) qual o volume de receitas esperado nesses novos contratos. Os advogados responsáveis pelos partidos têm condições de fazer essa análise e estimativa, pois conhecem os detalhes dos contratos e estarem em contato direto com os clientes, discutindo o andamento dos processos, negociando reajustes de preço, volume, e novas operações. Nos escritórios full service e/ou com concentração em contencioso, os partidos respondem por algo entre 30% e 50% do total das receitas, permitindo projetar com razoável precisão essa parte das receitas.

As receitas variáveis são de fato mais difíceis de projetar, mas utilizando conceitos básicos de estatística, é possível reduzir substancialmente a variação para os valores reais. Neste ponto, cabe uma observação importante: projetar as receitas do ano seguinte não significa acertar exatamente quando elas entrarão no caixa, mas qual será o valor total do ano, pois é esse valor que será usado como meta para efeito de avaliação de desempenho (junto com outros índices como rentabilidade, produtividade, etc.). Não tem tanta importância quando um êxito vai entrar, se em abril ou setembro, mas quanto será o valor total das receitas de êxito. Uma das razões para se dizer que é muito difícil projetar receitas é exatamente essa – achar que é preciso acertar exatamente quando as receitas vão entrar. Não é.

Feita essa ressalva, como então se projetam receitas variáveis (principalmente, êxito, timesheet e honorários transacionais como M&A, por exemplo)? É aí que entra a estatística. Se houver uma série histórica de pelo menos dois anos, calcula-se o total das receitas variáveis em cada ano da série e a média geral do período. Esse cálculo vai mostrar o que se pode esperar, na média, de receitas variáveis anualmente. Quanto mais longa for a série histórica, mais confiável será a expectativa da entrada de receitas variáveis. Para refinar a projeção, os advogados responsáveis pelas receitas transacionais fazem uma estimativa da conclusão de operações em andamento e da captação de novas operações para eventualmente ajustar a média anual dessas receitas. E, para efeito do orçamento, lança-se 1/12 da projeção anual das receitas variáveis, pois como dito acima, não há necessidade e é praticamente impossível acertar quando, em qual mês, essas receitas efetivamente serão realizadas.